07.
Sep.
2016
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Vom Chaos-Schreibtisch zur Kommandozentrale

Ordnungsmentorin Katharina Vollus hilft dabei, mehr Fokus in den Arbeitstag zu bringen – speziell für Mompreneurs hat sie effektive Tipps

Gute Vorsätze werden ja gern zum Jahresende gefasst, für berufliche gute Vorsätze ist aber jetzt eine ideale Zeit, finde ich. Die großen Ferien sind vorbei, dem Sommer geht langsam die Puste aus und wir können hoffentlich alle erholt an den Schreibtisch zurückkehren. So manche von uns Mompreneurs erwartet dort allerdings eher Chaos als ein wohlgeordnetes System... Kein Wunder, wenn man die verschiedensten Rollen im eigenen Unternehmen übernimmt und noch dazu den Haushalt managt.

Mich nervte das schon lange, daher fand ich den Service von Katharina Vollus spannend. Die Mutter einer 2-jährigen Tochter hat sich als Ordnungsmentorin selbständig gemacht und hält speziell für Mompreneurs effektive Tipps parat.

Saint Iva: Wie bis du auf die Idee für deinen Service gekommen? Woher stammt deine Expertise?

Katharina Vollus: Vor Ordnungsmentor habe ich über 10 Jahre als Projektmanagerin einer Kreativagentur große Ausstellungsprojekte betreut. Hier war es besonders wichtig, die richtige Balance zu finden zwischen ausreichend Struktur zum Erreichen der Ziellinie und dabei genug Freilauf zu lassen, damit sich Kreativität entfalten kann.

Irgendwann kam der Punkt, an dem ich mehr Selbstbestimmtheit in meiner Arbeit wollte. Mir wurde klar: Organisation, Struktur, die Dinge anpacken und zeitig umsetzen ist mein Ding. Diese Kompetenz und meine Empathie, wenn es darum geht, anderen dabei zu helfen, ihren Fokus zu finden, wollte ich zum Kern meiner Selbstständigkeit machen.

Wie funktioniert deine Arbeitsweise konkret? Kommst du zu deinen Kunden nach Hause?

K.V.: Mein Angebot kann man sowohl per Skype Call oder live vor Ort nutzen. Ich habe ein Programm entwickelt, in dem ich meine Kunden schrittweise vom Chaos-Schreibtisch zu einer effektiven Kommandozentrale führe. Dabei sind die einzelnen Impuls-Sessions relativ kurz. Ich erläutere, was als nächstes zu tun ist und ein paar Hintergründe und Punkte, auf die man achten sollte. Danach fällt meinen Kunden die Umsetzung bis zur nächsten Sitzung meist recht leicht, auch wenn die Erläuterung auf virtuellem Wege stattfand.

Für individuellere Anfragen besuche ich meine Kunden auch gern für einige Stunden oder manchmal eine ganze Woche, um in einer Hau-Ruck-Aktion gemeinsam richtig viel zu schaffen. Welches der beste Weg ist, lässt sich in einem kostenlosen Erstgespräch am Besten herausfinden.

Viele Mompreneurs arbeiten im Home Office, da gerät Privates und Berufliches leichter durcheinander als anderswo. Dinge wie „Hortantrag ausfüllen" stehen im Kalender neben Telefonkonferenz-Terminen oder Textabgabefristen. Wie hilfst du da, zu entzerren?

K.V.: Hier habe ich zwei Ansätze, die man gut kombinieren kann. Einmal hilft es, die Woche in Zeitblöcke einzuteilen, in denen ausschließlich an einer Sache gearbeitet wird. Zum Beispiel Montag ist komplett Businesstag, Dienstag Vormittag sind Organisatorisches, Behörden, Ärzte und Co. dran. etc. So kann man sein Mindset ausrichten und mit mehr Fokus arbeiten.

Es sollte immer klar erkennbar sein, was die superwichtigen Ziele für den jeweiligen Tag sind. Erst wenn die abgearbeitet sind, darf der Geschirrspüler ausgeräumt werden.

Zum anderen finde ich es oft sinnvoll, wenn man bestimmte wichtige Alltagsaufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen, auch mit auf den Tagesplan mit den Businessaufgaben setzt, denn das Finanzamt kann man nun mal nur tagsüber anrufen. Es macht Sinn, nur einen Ort für alle Aufgaben zu haben, damit man sich nicht „verzettelt“. Ich nutze hierfür Trello, da kann man durch Labels so filtern, dass nur die relevanten Dinge angezeigt werden.

Dabei sollte immer klar erkennbar sein, was die 1 bis 3 superwichtigen Ziele für den jeweiligen Tag sind. Erst wenn die abgearbeitet sind, darf der Geschirrspüler ausgeräumt werden ;-) Zur Not muss halt mal ein Löffel abgespült werden.

Davon abgesehen sind viele von uns Mompreneurs für ihr Unternehmen alles in einem: Marketingmanager, Buchhalterin, Webmaster, Pressefrau etc... Dabei ist unsere eigentliche Arbeit vielleicht etwas kreatives. Wie kriegt man all diese Rollen auf die Reihe?

Diese Rollen brauchen vor allem jeweils ein anderes Mindset. Da machen wieder die schon erwähnten Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben Sinn, z.B. donnerstags PR & Marketing, freitags Buchhaltung, Finanzen & Ablage.

Wer das nicht so stark trennen möchte, sollte aber auf jeden Fall auf seinen persönlichen Biorhythmus achten. Für die meisten von uns ist es ratsam, die konzeptionelle, kreative oder größere Aufgabe als erstes zu erledigen und davor auch nicht in die Mails zu schauen. Da ist unser Kopf noch klar und frei von den vielen stressigen Eindrücken des Tages.

Langfristig könnte es ein Ziel sein, für sich zu identifizieren, bei welchen Aufgaben ich im flow bin und daher super produktiv und glücklich. Für viele der anderen Aufgaben gibt es Wege, wie man sie delegieren oder automatisieren kann, so dass man mehr Zeit mit der Tätigkeit verbringt, die einen beglückt.

Wie sieht die ideale Home Office-Umgebung aus? Rätst du zu einem speziellen Ordnungs-/Regal-/Ablagesystem? Ich glaube, viele von uns kennen die Zettelwirtschaft mit Postings im gesamten Schreibtischumfeld...

K.V.: Von Post-its halte ich, ehrlich gesagt, gar nichts. Höchstens, wenn sie auf einer Art Board strukturiert sind und somit fürs Auge sofort sichtbar die notwendigen Aufgaben visualisieren. Ich nutze auch hierfür als Board das kostenlose Onlinetool Trello. Ansonsten rate ich bei Berufen, die viel mit Inspiration und Referenzen zu tun haben, sich eine Ablage für Referenzen aufzubauen. Dazu nutzt man am besten Einstellmappen oder Hängemappen, weil dort das zeitraubende Lochen, Einsortieren, Einheften wegfällt.

Bist du ein Anhänger von To-Do-Listen? Oder hast du andere Tipps, um anstehende Aufgaben effizient abzuarbeiten?

K.V.: To do-Listen ja, aber Achtung:

  1. Es sollte daraus hervorgehen, was unbedingt heute erledigt werden muss
  2. Sie sollten insgesamt kurz gehalten werden, d.h. Ideen und Inspirationen gehören an einen anderen Ort
  3. Die Aufgaben darauf müssen sehr konkret formuliert sein, möglichst mit dem Ergebnis, welches dabei entstehen soll

Schließlich wartet auch noch der Haushalt darauf, gemanagt zu werden. Es muss gekocht, eingekauft und aufgeräumt werden... Empfiehlst du, hierfür bestimmte Zeiten bzw. ein System festzulegen? Oder alles zwischendurch in den Denkpausen erledigen?

K.V.: Zum Mittag im Home-Office snacke ich nicht schnell etwas, sondern mache daraus gern eine richtige Pause und bereite direkt das Abendessen für die Familie vor. Viele andere Haushaltsaufgaben lassen sich auch gut am Nachmittag gemeinsam mit meiner Tochter erledigen. D.h. ich reserviere keine Zeit, sondern hole mir Unterstützung (Bringdienst, Putzfrau etc). Außerdem übe ich mich in Gelassenheit, um über manch unperfekte Ecke in der Wohnung hinwegzusehen ;-)

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